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Nell’era digitale di oggi, la tecnologia ci ha permesso di connetterci con persone provenienti da tutto il mondo in modi una volta inimmaginabili. Con piattaforme di riunioni virtuali come Skype, Zoom e Google Hangouts, ora possiamo avere conversazioni faccia a faccia con colleghi, clienti e clienti senza mai lasciare le nostre case o uffici.

Le riunioni virtuali sono una parte inestimabile del mondo degli affari di oggi in quanto consentono a diversi membri del team di collaborare indipendentemente da dove si trovano. Inoltre, può far risparmiare tempo e denaro alle aziende consentendo alle persone di comunicare in remoto piuttosto che viaggiare per riunioni di persona. Mentre questa tecnologia ha certamente rivoluzionato il modo in cui comunichiamo, può anche essere difficile eseguire una riunione che sia sia di successo che produttiva. Ecco alcuni suggerimenti per aiutarti a sfruttare al meglio la tua prossima riunione virtuale.

Fattori critici per ospitare una riunione virtuale efficace

1. Definire lo scopo della riunione

C’è molto di più da considerare oltre a chi invitare e di cosa parlare quando si pianifica una riunione. Una delle variabili più significative nel decidere l’efficacia di una riunione è il suo scopo. È più probabile che tutti siano produttivi e rispettino i tempi previsti se tutti capiscono perché sono lì.

Ci sono molte ragioni diverse per tenere una riunione, dal brainstorming di nuove idee e la modifica di contenuti per video o campagne di marketing al prendere decisioni su un progetto. Determinare lo scopo specifico della riunione ti aiuterà a concentrarti sulle cose più rilevanti e a garantire che tutti siano chiari su ciò che deve essere fatto.

2. Scegliere la piattaforma e gli strumenti appropriati

Una delle prime cose che devi decidere è quale piattaforma e strumenti utilizzare. Ci sono diverse piattaforme e strumenti disponibili, quindi è imperativo scegliere quello giusto per le tue esigenze. A seconda delle dimensioni della riunione e del tipo di comunicazione necessaria, piattaforme e strumenti diversi potrebbero essere più adatti di altri.

Inoltre, assicurati che i tuoi strumenti funzionino correttamente prima dell’inizio della riunione. Testare gli strumenti in anticipo può aiutare a evitare qualsiasi difficoltà tecnica durante la riunione. Fai un rapido test della webcam online prima dell’inizio della riunione per assicurarti che la videocamera funzioni correttamente. Assicurati di avere un segnale stabile e una larghezza di banda sufficiente. Non c’è niente di peggio che cercare di ospitare una riunione e non essere in grado di farlo a causa di una connessione difettosa.

3. Distribuire un ordine del giorno prima della riunione

Inviando un ordine del giorno in anticipo, puoi assicurarti che tutti siano sulla stessa pagina e che la riunione si svolga senza intoppi. Inoltre, è sempre utile avere qualcosa a cui fare riferimento quando la riunione è finita.

Gli argomenti dell’agenda possono includere qualsiasi cosa, da argomenti specifici che necessitano di discussione ad aggiornamenti su progetti o obiettivi. L’invio di un ordine del giorno non solo aiuta le cose a procedere senza intoppi ed evita qualsiasi confusione inutile, ma dimostra anche che apprezzi il tempo del tuo team. Ciò contribuirà a mantenere le cose nei tempi previsti ed evitare qualsiasi confusione inutile.

4. Usare il linguaggio del corpo e il tono appropriato

È fondamentale essere consapevoli del tono e del linguaggio del corpo, anche durante una riunione virtuale. Le tue parole potrebbero non essere in grado di trasmettere i tuoi veri sentimenti, quindi assicurati di essere consapevole del modo in cui agisci e parli.

Avere un atteggiamento positivo ed essere coinvolti aiuterà a mantenere l’incontro in pista. Al contrario, se ti senti disimpegnato o negativo, cerca di tenere quei pensieri per te. Agire in modo inappropriato può interrompere le riunioni e influire sulla produttività. Presta attenzione al linguaggio del corpo e al tono durante le riunioni virtuali: può fare una grande differenza.

5. Gestire gli strumenti in maniera professionale

Quando si ospita una riunione virtuale, è fondamentale gestire gli strumenti in maniera professionale per garantirne il successo. Ciò significa assicurarsi che tutti possano vedere la presentazione o la finestra di condivisione dello schermo. Se qualcuno non riesce a vederlo, non può partecipare alla riunione. Per mantenere le tue immagini accattivanti e coinvolgenti, sfruttare  l’aggiunta di testo alla tecnica video può essere un’opzione. Se le persone sono annoiate, si sintonizzeranno. Inoltre, prestare attenzione alla qualità audio.

Assicurati che tutti possano sentirsi chiaramente e che non ci siano feedback in loop o eco. Se possibile, indossa un auricolare per garantire una qualità audio chiara e ridurre il rumore di fondo o registra un campione dal microfono per verificare se l’uscita audio è a posto o meno. Quindi, esamina l’ordine del giorno della riunione e tutti i materiali che verranno utilizzati. Infine, conduci professionalmente la riunione mantenendola in pista e assicurandoti che tutti abbiano l’opportunità di parlare.

Take Away

Una riunione è una riunione di due o più persone per discutere uno o più argomenti. Tradizionalmente, questi si svolgono di persona, con tutti presenti nella stessa stanza. Tuttavia, i progressi tecnologici hanno reso possibile tenere riunioni a distanza senza che tutti siano presenti nello stesso luogo fisico. Questa può essere un’opzione praticabile per le organizzazioni che hanno dipendenti situati in tutto il mondo o nei casi in cui qualcuno non è in grado di viaggiare.

Se sei responsabile della conduzione di una riunione virtuale, è importante ricordare che le dinamiche di una riunione faccia a faccia sono ancora valide. Sii ben preparato e prenditi il tempo per creare l’ambiente per tutti i soggetti coinvolti per renderlo di successo.